Što je sitni novac?
Fond sitnog novca je mala količina gotovine koja se drži pri ruci za plaćanje manjih troškova, poput uredskog materijala ili naknada. Fond za sitni novac podložit će periodičke usklade, a transakcije će biti zabilježene i u financijskim izvještajima. U svakom odjelu za veće korporacije može postojati sitni novčani fond koji može biti ladica ili kutija.
Ključni odvodi
- Sitni novac ili sitni novčani fond mali je iznos gotovine koji se koristi za plaćanje troškova premali da bi se zaslužilo pisanje čeka. U svakom odjelu za veće korporacije može postojati sitna ladica ili kutija za sitne novce. Može se koristiti sitni novčani fond za uredski materijal, kartice za kupce, cvijeće, plaćanje ugostiteljskog ručka za zaposlenike ili nadoknadu troškova za troškove.
Razumijevanje sitnih gotovina
Transakcije s sitnim novcem pružaju pogodnost malim transakcijama za koje je izdavanje čeka nerazumno ili neprihvatljivo. Mali iznos novca koji tvrtka smatra sitnim bit će različit, pri čemu će mnoge tvrtke držati između 50 i 200 dolara kao sitan novčani fond. Primjeri transakcija za koje se koristi sitni novčani fond uključuju:
- Kancelarijski materijalKartice za kupcePlaviPlaćanje ugostiteljskog ručka za malu grupu zaposlenikaPlaćanje troškova zaposlenika za sitne troškove povezane s radom
Za nadgledanje fonda imenovani su skrbnici sitnih novčanih fondova. Dužnosti skrbništva općenito uključuju provođenje pravila i propisa o sitnim novcima, zahtijevanje dopuna i raspolaganje novčanim sredstvima.
Posebna razmatranja
Fond sitnog novca povremeno se usklađuje kako bi se potvrdilo da je stanje u fondu ispravno. Kada stanje sitnog novca padne na prethodno postavljenu vrijednost, skrbnik podnosi zahtjev za dodatnim novcem iz blagajne. U to se vrijeme izračunava ukupan broj primitaka kako bi se osiguralo da se podudaraju s isplaćenim sredstvima iz sitne novčane blagajne. Ako su potrebna nova sredstva, blagajna piše novi ček za financiranje sitne ladice gotovine i uzima, u zamjenu, primitke od kupovine kojima je novac potrošen.
Postupak usklađivanja osigurava da preostali saldo fonda bude jednak razlici između izvornog salda umanjenog za troškove detaljno primljene na računima i računima. Ako je preostali saldo manji od onoga što bi trebao biti, nedostaje. Ako je preostala bilanca veća od onoga što bi trebala biti, prekomjerna je vrijednost. Iako mogu postojati manje odstupanja, kada su neuravnotežene, izvor neslaganja treba otkriti i ispraviti.
Služba za unutarnje prihode (IRS) preporučuje podnošenje sitnih novčanih listića i njihovo prilaganje za primitke za evidentiranje i dokumentiranje sitnih novčanih troškova.
Zahtjevi za sitne novce
Upotreba sitnog novčanog fonda zaobilazi određene interne kontrole. Dostupnost sitnog gotovine ne znači da mu može pristupiti u bilo koje svrhe i bilo tko. Mnoge tvrtke koriste stroge interne kontrole za upravljanje fondom. Često su ograničene osobe ovlaštene odobravati isplate i to mogu učiniti samo za troškove povezane sa zakonitim aktivnostima ili operacijama tvrtke.
Blagajnica blagajnice može se dodijeliti za izdavanje čeka za financiranje blagajne blagajne i izvršavanje odgovarajućih knjigovodstvenih unosa. Skrbnik sitnih novčanih sredstava zadužen je za distribuciju gotovine i prikupljanje potvrda za sve kupnje ili bilo kakvu upotrebu sredstava. Kako se ukupni iznos sitnog novca smanjuje, primici bi se trebali povećavati i odnositi na ukupni povučeni iznos.
Imajući blagajnu blagajnika i skrbnika sitnih novčanih sredstava, dvostruki postupak pomaže u očuvanju sredstava i osigurava pristup samo onima koji imaju ovlaštenje.
Snimanje sitnih gotovina
Kada se koristi sitni novčani fond, transakcije sitnim novcem i dalje se bilježe u financijskim izvještajima. Unosi u časopise se ne obavljaju kada se obavljaju kupovine putem sitnog gotovine, tek kada skrbniku treba više gotovine - a u zamjenu za primanja, primi nova sredstva - unosi se u dnevnik bilježe. Unos u časopisu za pružanje skrbniku više gotovine je terećenje blagajničkog fonda i kredit u gotovini.
Ako postoji nedostatak ili prekomjerni višak, unosi se u redak dnevnika na račun preko / kratkog računa. Ako je gotovinski fond gotovine završen, unosi se kredit koji predstavlja dobitak. Ako je osnovni novčani fond kratak, unosi se zaduženje radi predstavljanja gubitka. Prekoračeni ili kratki račun koristi se za uravnoteženje fonda nakon usklađivanja.
