Što je virtualna podatkovna soba?
Virtualna soba s podacima (VDR), poznata i kao soba za dogovore, sigurno je internetsko spremište za pohranu i distribuciju dokumenata. Obično se koristi tijekom postupka dubinske provjere koji je prethodio spajanju ili preuzimanju radi pregleda, dijeljenja i otkrivanja dokumentacije tvrtke.
Razumijevanje virtualnih podataka
Virtualne podatkovne sobe sve više zamjenjuju prostorije s fizičkim podacima koje se tradicionalno koriste za otkrivanje i razmjenu dokumenata. Uz globalizaciju poslovanja i povećanu kontrolu kako bi se smanjili troškovi, virtualne podatkovne sobe su atraktivna alternativa fizičkim sobama. Virtualne podatkovne sobe široko su dostupne, odmah dostupne i sigurnije. Kako pitanja sigurnosti rastu i povećavaju se incidenti s kršenjima, pružatelji VDR-a razvijaju sofisticiranije i pouzdanije baze podataka. Za početne javne ponude (IPO), revizijske operacije i partnerstva ili druga poduzeća koja moraju raditi zajedno i razmjenjivati informacije koristit će se virtualne prostorije podataka.
Upotreba virtualnih podataka
Postupci spajanja i preuzimanja (M&A) najčešća su uporaba VDR-ova. Ta spremišta pružaju mjesto potrebne provjere tijekom finalizacije posla. Te poslovne transakcije uključuju veliku količinu dokumenata, od kojih su mnogi povjerljivi i sadrže osjetljive podatke. Korištenje VDR siguran je i pouzdan način za sve zainteresirane strane da pregledaju i razmjenjuju dokumente dok sudjeluju u pregovorima.
Tvrtke često međusobno rade na proizvodnji i proizvodnji proizvoda tijekom izgradnje zgrade i pružanja usluga. Za uspostavljanje i održavanje ovih poslovnih odnosa potrebni su ugovori i čest prijenos podataka. Virtualne prostorije za podatke osiguravaju pohranu ovih ugovora i čine lako dostupne dokumente potrebne za nastavak poslovnog partnerstva. Primjerice, promjene koje su inženjeri napravili u nacrtima građevina odmah su dostupne svim izvođačima koji su uključeni u projekt.
Revizija prakse poduzeća, poštivanja propisa i računa uobičajena je praksa u svim poslovima. Taj je postupak često problem jer radnici moraju komunicirati s vanjskim regulatorima i prilagodnicima. Također, danas mnoge tvrtke imaju urede na udaljenim lokacijama i širom svijeta u različitim vremenskim zonama. Korištenje virtualne prostorije za podatke omogućuje odvjetnicima, računovođama, unutarnjim i vanjskim regulatorima i ostalim zainteresiranim stranama centraliziranu točku pristupa. Pružanje središnjeg sustava smanjuje pogreške i vrijeme. Također, omogućava transparentnost komunikacije. Ovisno o vrsti revizije, razina pristupa i ovlasti variraju.
Ponuda inicijalne javne ponude (IPO) zastrašujući je zadatak koji zahtijeva nezamislivu količinu papirologije. Kao i revizija, transparentnost je od ključne važnosti. Tvrtke moraju kreirati, razmjenjivati, čuvati i upravljati velikim količinama dokumenata. Zbog prirode transakcije, većina korisnika imat će ograničen pristup, kao što je "samo prikaz". Mogućnost kopiranja, prosljeđivanja ili ispisa može biti zabranjena.
Alternativa VDR-u
Iako virtualne prostorije s podacima nude brojne pogodnosti, nisu prikladne za svaku industriju. Na primjer, neke vlade mogu odabrati da nastave koristiti prostorije s fizičkim podacima za vrlo povjerljivu razmjenu informacija. Šteta od potencijalnih cyber napada i kršenja podataka premašuje prednosti koje nude virtualne podatkovne sobe. Rezultati takvih događaja mogli bi biti kataklizmični ako prijeteće stranke pristupe tajnim podacima. U tim slučajevima upotreba VDR-a neće biti razmatranje.
