Mnoga poduzeća nude određeni oblik kvalificiranog mirovinskog plana i, čineći to, spadaju pod smjernice upravljanja Zakonom o sigurnosti primanja umirovljenika iz 1974. (ERISA). ERISA uspostavlja smjernice i minimalne standarde namijenjene zaštiti zaposlenika tvrtki iz privatnog sektora koji sudjeluju u mirovinskim i socijalnim naknadama. Tvrtke koje upravljaju kvalificiranim mirovinskim planom koji nisu u potpunosti u skladu s ERISA-om mogle bi biti podvrgnute skupim kaznama.
Ako vaš mirovinski plan zaposlenika osigurava budući mirovinski dohodak ili omogućuje zaposlenicima odgodu zarade za odlazak u mirovinu, onda je to ERISA plan. Kao poslodavca koji pruža ove pogodnosti programa ERISA, ERISA vas također smatra imenovanim fiducijarom koji preuzima odgovornost za upravljanje tim planovima i, isto tako, odgovornost ako vaši planovi ne udovoljavaju smjernicama i standardima koje je utvrdila ERISA.
Sukladnost s ERISA-om
Ispunjavanje zahtjeva za ispunjavanje ERISA-e ne mora biti pretjerano opterećujuće. Iako ima puno zahtjeva, dobar treći administrator (TPA) može snositi velik dio tereta. Mnogi zahtjevi su vođeni kalendarom, koji zahtijevaju podnošenje obrazaca u određenim rokovima. Ti rokovi čine jedan kontrolni popis kojim može upravljati TPA ili osoba za ljudske resurse. Ostali zahtjevi moraju se udovoljiti ad hoc osnovi kako to nalažu okolnosti.
ERISA kalendarski popis
Administracija planova 401 (k) uključuje izvršavanje određenih zadataka u skladu s ERISA-om prema godišnjem rasporedu. Ovo su najčešći zadaci koji bi trebali biti dio kontrolnih popisa većine tvrtki.
Prvo tromjesečje godine plana: Sudionicima plana dostavite izjave o naknadama za četvrto tromjesečje najkasnije 45 dana nakon kraja tromjesečja. Navedite doprinose poslodavaca prije godinu dana za odbitak poreza koji će se računati u prethodnoj godini.
Drugi kvartal: Omogućite sudionicima planiranje izvještaja za prvo tromjesečje. Raspodijelite višak odgoda napravljenih u 2015. iznad ograničenja IRC odjeljka 402 (g). Za sudionike plana koji u prethodnoj godini navrše 70 godina starosti, podijelite tražene minimalne distribucije za prvu godinu (RMD).
Treće tromjesečje: pružite izvještaje o naknadama za drugi kvartal. Obrazac za datoteku 5500 za prethodnu godinu ili datoteku 5558 za produženje 2, 5 mjeseca. Ako je plan dokumenta izmijenjen tijekom prethodne godine, podijelite novi Sažeti opis plana sudionicima plana. Raspodijelite sažetak godišnjeg izvještaja za prethodnu godinu kako biste isplanirali sudionike.
Četvrta četvrtina: pružanje izvještaja o primanjima za treće tromjesečje. Sudionicima šaljite odgovarajuće obavijesti, uključujući obroke ili promjene plana sigurne luke 401 (k), kvalificiranu zadanu alternativu za ulaganje (QDIA) ili automatski upis. Ispravite pogreške ADP / ACP testa i uplatite 10% trošarine.
U tijeku ERISA zahtjevi
Neki zahtjevi ERISA su u tijeku kao dio administracije plana ili pokrenuti događajima.
Pridržavanje plana dokumenta: Osigurajte da se upravljanje planom kontinuirano pridržava odredbi plana dokumenta. IRS smatra neuspjehom strogog pridržavanja uvjeta plana dokumenta operativnom greškom, što može, ako nije otklonjeno, rezultirati diskvalifikacijom plana.
Godišnje otkrivanje naknada za sudionike: Svi zaposlenici koji ispunjavaju uvjete za plaćanje, otpušteni zaposlenici i korisnici s saldom računa moraju primati objavu naknada za sudionike svakih 12 mjeseci.
Obavijest o promjeni plana: Sudionici moraju biti obaviješteni o svim promjenama plana 30 do 90 dana prije stupanja na snagu promjene.
Mogućnost upisa: Svi zaposlenici koji su ispunili planiranu dob i godine usluge moraju imati mogućnost upisa. Oni trebaju dobiti sve potrebne obrasce i upute zajedno sa Sažetkom opisa plana i svim primjenjivim obavijestima sudionika.
Ispunjavanje zajma: Osigurajte da se zaostali zajmovi otplaćuju u skladu s uvjetima plana plana i zapisnicima o zajmu.
Pravovremeni depoziti: Osigurajte da odgodi i isplate zajma deponiraju na vrijeme, obično u isto vrijeme kao i depoziti poreza na plaće.
Tromjesečno održavanje domaćinstava: Isplatite sitne saldo na računu za otpuštene zaposlenike. Obradite zadane postavke zajma i koristite bilo koja neraspoređena odricanja.
Iako se većinom ovih zahtjeva može upravljati TPA-om, sponzor plana poslodavca ima fiducijarnu dužnost osigurati njihovo ispunjenje i ispravno izvršavanje.
