Što je računovodstveni informacijski sustav (AIS)?
Računovodstveni informacijski sustav (AIS) uključuje prikupljanje, pohranu i obradu financijskih i računovodstvenih podataka koje interni korisnici koriste za prijavljivanje podataka investitorima, vjerovnicima i poreznim vlastima. Općenito je računalna metoda za praćenje računovodstvenih aktivnosti u kombinaciji s resursima informacijske tehnologije. AIS kombinira tradicionalne računovodstvene prakse, poput uporabe općeprihvaćenih računovodstvenih načela (GAAP), s modernim resursima informacijske tehnologije.
Kako se koriste računovodstveni informacijski sustavi (AIS)
Računovodstveni informacijski sustav sadrži različite elemente važne u računovodstvenom ciklusu. Iako se informacije sadržane u nekom sustavu razlikuju između industrije i poslovne veličine, tipični AIS uključuje podatke koji se odnose na prihod, troškove, podatke o klijentima, podatke o zaposlenima i porezne podatke. Konkretni podaci uključuju narudžbe i izvješća o analizi, zahtjeve za kupnju, fakture, čekove, zalihe, platne liste, knjigu, probnu bilancu i podatke o financijskim izvještajima.
Računovodstveni informacijski sustav mora imati strukturu baze podataka za pohranu podataka. Ova struktura baze podataka obično je programirana jezikom upita koji omogućava manipuliranje tablicom i podacima. AIS ima brojna polja za unošenje podataka kao i za uređivanje prethodno pohranjenih podataka. Osim toga, računovodstveni informacijski sustavi često su visoko osigurane platforme s preventivnim mjerama poduzetim protiv virusa, hakera i drugih vanjskih izvora koji pokušavaju prikupiti informacije. Cyber-sigurnost postaje sve važnija jer sve više tvrtki podatke pohranjuje u elektroničkom obliku.
Različiti ishodi računovodstvenog informacijskog sustava primjer su svestranosti njegovih mogućnosti manipulacije podacima. AIS izrađuje izvješća, uključujući izvještaje o starenju za potraživanja na temelju podataka o klijentima, rasporede amortizacije za osnovnu imovinu i probne bilance za financijsko izvještavanje. Također se mogu reproducirati popisi kupaca, izračunavanje poreza i razine zaliha. Međutim, dopisi, bilješke ili prezentacije nisu uključeni u AIS jer ove stavke nisu izravno povezane s financijskim izvještavanjem ili knjigovodstvom tvrtke.
Prednosti računovodstvenih informacijskih sustava
Međuresorno sučeljavanje
Računovodstveni informacijski sustav nastoji se povezati u više odjela. Unutar sustava odjel prodaje može prenijeti proračun za prodaju. Ove informacije tim za upravljanje zalihama koristi za provođenje popisa zaliha i kupovine materijala. Nakon kupnje zaliha, sustav može obavijestiti odjel za plaćanje računa o novom računu. AIS također može dijeliti informacije o novoj narudžbi tako da odjela za proizvodnju, otpremu i usluge kupcima budu svjesni prodaje.
Unutarnje kontrole
Sastavni dio računovodstvenih informacijskih sustava odnosi se na interne kontrole. Politike i postupci mogu se smjestiti u sustav kako bi se osiguralo održavanje osjetljivih podataka o kupcu, dobavljaču i poslovnim podacima unutar tvrtke. Korištenjem fizičkih odobrenja pristupa, zahtjeva za prijavu, dnevnika pristupa, ovlaštenja i segregacije zadataka, korisnici se mogu ograničiti na samo relevantne podatke potrebne za obavljanje svoje poslovne funkcije.
