Knjigovodstvo s dvostrukim unosima koncept je da svaka knjigovodstvena transakcija ima dva utjecaja na financije tvrtke. Glavna knjiga je evidencija o dvije strane svake transakcije. Ako tvrtka prodaje proizvod, njegov prihod se povećava, a novac povećava za jednak iznos. Kada poduzeće posuđuje sredstva od vjerovnika, stanje novca raste, ali saldo duga tvrtke raste za isti iznos.
Sustav dvostrukog unosa stvara bilancu koju čine sredstva, obveze i kapital. List je uravnotežen jer će imovina tvrtke uvijek izjednačiti svoje obveze plus kapital. Imovina uključuje sve predmete koje tvrtka posjeduje, poput inventara, novca, strojeva, zgrada, pa čak i nematerijalne stvari kao što su patenti. Obveze predstavljaju sve što tvrtka duguje nekom drugom, poput kratkoročnih računa prema vlasništvu dobavljača ili dugoročnih zapisa prema banci. Kapital predstavlja udio vlasnika u kompaniji. Kapital može uključivati bilo koji doprinos koji su vlasnici dali društvu, plus dobit tvrtke ili umanjen za gubitke tvrtke.
Svaki unos ima "debitnu" i "kreditnu" stranu, upisanu u glavnu knjigu. Računi imovine povećavaju se kada se terete i smanjuju kada se terete. Suprotno tome, obveze i kapital se povećavaju kada se kreditiraju i smanjuju se kada se terete. Ako se sredstvo povećava teretom, tada će kreditna strana unosa utjecati na drugu imovinu smanjujući je ili će utjecati na račun obveza ili na kapitalu povećavajući ga kako bi se imovina = obveze + jednadžba glavnice održala u ravnoteži.
Na primjer, ako Lucie otvori novu trgovinu prehrambenim proizvodima, ona može započeti posao donoseći dio vlastite uštede od 100.000 USD. Prvi ulazak u glavnu knjigu bio bi terećenje gotovine, povećanje imovine tvrtke i kredit za kapital, povećanje Lucieinog vlasničkog udjela u kompaniji. Ako Lucie kupi neke police za policu za 5000 USD na kreditnoj kartici tvrtke, sljedeći unos u glavnu knjigu bit će zaduženje opreme za 5000 USD, povećanje imovine tvrtke i kredit na kreditnu karticu zbog 5000 dolara, povećanje obveza tvrtke.
Za svaku pojedinačnu računu može se voditi pod-knjiga, koja će predstavljati samo polovicu unosa. Glavna knjiga, ipak, ima evidenciju za obje polovice unosa. Kad Lucie kupi police, podrevna knjiga Oprema prikazala bi samo polovicu unosa, a to je zaduženje Oprema za 5000 dolara. Pod-knjiga kreditne kartice trebala bi sadržavati zapis o drugoj polovici unosa, kredit za 5000 USD. Glavnoj knjizi bi bile dodane dvije crte koje prikazuju i terećenje i kredit po 5000 dolara svaki.
Prema Wall Street Journalu, ranu upotrebu sustava dvostrukog ulaska dokumentirao je Luca Pacioli u 15. stoljeću. Računovođe u 1400-im godinama koristile su olovku i papir za svoje vođenje evidencije, mukotrpno prateći svaki dvostruki unos. Računovođe danas obično ne koriste fizičke knjige glavnih knjiga; međutim, suvremeni računovodstveni softver koristi isti temeljni koncept knjiženja dva unosa u glavnu knjigu za svaku transakciju.
