W

Što je obrazac W-9?

Obrazac W-9 je porezni obrazac usluge unutarnjih prihoda (IRS) koji se koristi za potvrđivanje imena, adrese i identifikacijskog broja poreznih obveznika (TIN) radi zapošljavanja ili u druge svrhe donošenja prihoda. Potvrdu se može tražiti ili za pojedinca koji je definiran kao američki državljanin ili osobu koja je definirana kao rezidentni stranac.

Obrazac W-9 poznat je i pod nazivom Zahtjev za identifikacijski broj poreznih obveznika i obrazac potvrde.

Osnove obrasca W-9

Obrazac W-9 službeni je pismeni zahtjev samo za informacije i koristi se isključivo u svrhu potvrđivanja identifikacijskog broja poreznih obveznika (TIN). Subjekt koji je dužan podnijeti informativni dokument s IRS-om, kao što je obrazac 1099, mora dobiti svoj ispravan TIN za prijavu bilo kakve zarade ili gubitka koji mogu utjecati na vaš savezni porezni obračun ili na vaš oporezivi dohodak. Za većinu pojedinaca TIN će biti njihov broj socijalnog osiguranja (SSN).

W-9 razlikuje se od obrasca W-4 - koji zaposlenici češće isporučuju izravno poslodavcima - po tome što W-9 inherentno ne odbacuje porezne obveze. Svi potrebni porezi na temelju dobitka koji se odnose na isporučeni W-9 odgovornost su nositelja TIN-a navedenog u dokumentu, osim ako porezni obveznik ne podliježe rezervnom odbitku. Ako je potrebno sigurnosno kopiranje, to treba zabilježiti na W-9, kako bi se subjekt koji je primio informaciju pravilno obavijestio o potrebi odustajanja.

Ključni odvodi

• W-9 je službeni obrazac koji IRS pruža poslodavcima ili drugim subjektima radi provjere imena, adrese i poreznog identifikacijskog broja pojedinca koji prima dohodak. Podaci preuzeti iz W-9 obrasca često se koriste za generiranje broja 1099 porezni obrazac koji je potreban za prijavu poreza na dohodak. Podaci koje je subjekt prikupio na obrascu W-9 ne mogu se objaviti u druge svrhe, pod strogim propisima o privatnosti.

Upotreba podataka W-9

Podaci dobiveni na obrascu W-9 najčešće se koriste za stvaranje verzije obrasca 1099. Obrazac 1099 sadrži podatke o bilo kojem dohotku koji je mogao dobiti od nositelja TIN-a i koji obično ne bi bio naveden na W-2, To uključuje, ali nije ograničeno na, dohodak koji se isplaćuje nekoj osobi kao dio ugovora; određene transakcije nekretninama; hipotekarne kamate koje plaća pojedinac; dividende isplaćene protiv ulaganja; i razne druge financijske transakcije.

IRS zahtijeva od onih koji nisu definirani kao američki državljani ili rezidenti stranaca da umjesto obrasca W-9 koriste odgovarajući obrazac W-8.

Obrazac 1099 potrebno je izdati tek kada se dosegne minimalni prag dohotka, koji je 2018. postavljen na 600 USD. Iznosi ispod ovog praga mora nositelj TIN-a prijaviti kao prihod, ali ne zahtijeva obrazac 1099.

Iako su zaposlenici zakonski obvezni da poslodavcima daju određene osobne podatke, privatnost zaposlenika zaštićena je zakonom. Poslodavac koji na bilo koji neovlašteni način otkriva osobne podatke zaposlenika može biti pokrenut građanskim i kaznenim progonom.

Upute za otkrivanje

Obrazac W-9 jedan je od najjednostavnijih IRS obrazaca za popunjavanje, ali ako vas porezni obrasci nerviraju, ne brinite. Provest ćemo vas pravilnim načinom dovršetka.

1. korak: unesite svoje ime kao što je prikazano u prijavi poreza. Lako, zar ne?

Korak 2: Unesite ime svoje tvrtke ili "zanemareni subjekt", ako se razlikuje od imena koje ste unijeli za korak 1. Na primjer, možda ste samo poduzetnik, ali u marketinške svrhe ne koristite svoje osobno ime kao svoje Naziv tvrtke; umjesto toga, poslujete kao "neko drugo ime". Ovdje biste unijeli to ime. Što se tiče zanemarenog dijela entiteta, ako ne znate o čemu se radi, vjerovatno niste ni jedan. Najčešća vrsta zanemarenih entiteta je jednočlano društvo s ograničenom odgovornošću. Jedini poduzetnici i korporacije nikada se ne klasificiraju kao zanemareni entiteti.

Korak 3: Koji ste tip poslovnog subjekta za federalnu poreznu klasifikaciju: samostalno vlasništvo, partnerstvo, korporacija C, korporacija S, zaklada / nekretnine, društvo s ograničenom odgovornošću ili "ostalo"? Označite odgovarajući okvir. Ako niste sigurni, vjerojatno ste samostalni poduzetnik, jer biste morali postati puno papirologije da biste postali jedan od drugih subjekata.

Korak 4: Izuzeci. Vjerojatno ćete ove kutije ostaviti praznima. Evo nekoliko izuzetaka:

1. Primatelji plaćanja koji su izuzeti od sigurnosnog zadržavanja, poput korporacija (u većini slučajeva), možda će morati unijeti kôd u okvir "Izuzeti kod primatelja". Upute za obrazac W-9 navode izuzete primatelje plaćanja i njihove kodove i vrste plaćanja za koje bi se ovi kodovi trebali koristiti. Na primjer, korporacije koje ispunjavaju W-9 za primanje kamata ili dividendi upisale bi šifru „5.“ Primatelji plaćanja koji su izuzeti od izvještavanja prema Zakonu o usklađenosti poreza na inozemne račune (FATCA) možda će morati unijeti kôd u „ Izuzeće iz okvira FATCA izvještajnog koda ". Nijedan od tih okvira neće se odnositi na tipične neovisne ugovarače ili slobodne radove.

5. korak: Navedite svoju adresu, grad, državu i poštanski broj. Što ako se vaša kućna adresa razlikuje od adrese vaše tvrtke? Koju adresu trebate navesti na obrascu W-9? Upotrijebite adresu koju ćete koristiti u poreznoj prijavi. Na primjer, ako ste jedini poduzetnik koji iznajmljuje uredski prostor, ali podnosite poreznu prijavu koristeći svoju kućnu adresu, unesite svoju kućnu adresu u obrazac W-9 kako IRS neće imati problema uskladiti vaše 1099 s vašim 1040 obrascem, Korak 6: U ovom izbornom koraku možete unijeti ime i adresu podnositelja zahtjeva. Možda biste željeli popuniti ovaj okvir kako biste vodili evidenciju kome ste upisali porezni identifikacijski broj.

Korak 7: IRS ovaj odjeljak naziva Dio I, zbog čega se morate zapitati koji su to bili upravo oni koraci koje ste upravo završili. Ovdje morate navesti porezni identifikacijski broj vaše tvrtke koji će biti vaš pojedinačni broj socijalnog osiguranja (SSN) ako ste pojedinačni poduzetnik ili matični broj vašeg poslodavca (EIN) ako ste druga vrsta posla. Sada neki samostalni poduzetnici također imaju EIN-ove, ali IRS preferira da samostalni poduzetnici svoje SSN-ove koriste na obrascu W-9. Opet, to će vam olakšati usporedbu svih 1099 pristiglih s vašom poreznom prijavom, koju ćete podnijeti pod svoj SSN.

Što ako je vaš posao nov i nema EIN? Još uvijek možete ispuniti obrazac W-9. IRS kaže da biste se trebali prijaviti za svoj broj i u polje za TIN napisati "podneseno". Ovaj broj želite pribaviti što je brže moguće, jer, dok to ne učinite, bit ćete podložni sigurnosnom kopiji. Prijaviti se za EIN možete na web stranici IRS-a. Pogledajte upute u nastavku za korak 8, dio II, za više detalja o oduzimanju sigurnosnih kopija.

Korak 8: U dijelu II morate potvrditi istinitost svih svojih podataka prije nego što potpišete obrazac W-9. Namjerno ležanje na poreznom obrascu moglo bi značiti da ćete morati platiti kaznu ili otići u zatvor; IRS se ne zeza. Prije potpisivanja obrasca W-9, evo izjava koje morate potvrditi su istinite, pod kaznom lažnog kršenja:

• Ako ste razmišljali o korištenju "posuđenog" ukradenog ili izmišljenog poreznog broja, dvaput razmislite prije nego što položite zakletvu.

• Većina poreznih obveznika oslobođena je sigurnosnog odbitka. Ako nemate pojma o čemu ovdje govori IRS, vjerojatno ste oslobođeni. Ako niste izuzeti, IRS će vas obavijestiti, a tvrtka koja vas plaća mora znati jer mora odbiti porez na dohodak od svoje isplate po fiksnoj stopi od 28% i poslati ga IRS-u. Uzgred, sada znate još jedan dobar razlog da ne varate svoju poreznu prijavu: možda ćete morati reći budućem klijentu o tome, a to bi moglo naterati kompaniju da dva puta razmišlja o vama. Stavka (c) u osnovi kaže da ako ste jednom bili podložni sigurnosnom kopiji, ali više niste, to nitko ne treba znati.

• Ako ste strani stanovnik, na čistini ste. IRS također smatra da je "osoba iz SAD-a": partnerstvo, korporacija, tvrtka ili udruženje osnovano ili organizirano u Sjedinjenim Državama ili prema zakonima Sjedinjenih Država; domaće imanje; i domaće povjerenje. Ako je vaša tvrtka partnerstvo koje ima stranog partnera, primjenjuju se posebna pravila; pročitajte o njima u uputama za obrazac W-9. Ako niste državljanin SAD-a, možda ćete trebati popuniti obrazac W-8 ili obrazac 8233.

• Vjerojatno se nećete morati brinuti zbog ovoga, što ima veze sa Zakonom o usklađenosti poreza na inozemne račune.

Još nekoliko bodova prije nego što se prijavite

Obrazac W-9 kaže da precrtate gornju stavku 2 ako vas je IRS obavijestio da trenutno podliježete rezervaciji zbog zadržavanja jer niste prijavili sve kamate i dividende u svojoj poreznoj prijavi.

Možete precrtati stavku 2 ako ispunjavate obrazac W-9 u vezi s transakcijom nekretninama. Točka 2 se ne primjenjuje u ovom slučaju, tako da nije važno jeste li predmet sigurnosnog kopiranja.

Ako pažljivo pročitate fini tisak u uputama za W-9, izgleda da većina ljudi uopće ne mora potpisati ovaj obrazac. Potpisujete ih samo ako vas je IRS obavijestio da ste prethodno naveli neispravan TIN. Osim tehničkih podataka, osoba koja vas je zatražila da ispunite obrazac W-9 vjerojatno će ga smatrati nepotpunim ili nevažećim ako ga niste potpisali, i sretno ga pokušavajući uvjeriti u suprotno.

Vraćanje obrasca

Vratite ispunjeni obrazac W-9 tvrtki koja je tražila da ga ispunite. U idealnom slučaju isporučite ga osobno kako biste ograničili svoju izloženost krađi identiteta, ali ova metoda često nije praktična. Pošta se smatra relativno sigurnom. Ako morate poslati obrazac e-poštom, trebali biste šifrirati i dokument i poruku e-pošte i triput provjeriti imate li primateljevu ispravnu adresu e-pošte prije nego što pošaljete poruku. Besplatne usluge dostupne su na mreži kako bi vam pomogle u tome, ali provjerite njihovu reputaciju prije nego što im povjerite svoje dokumente. (Za povezano čitanje pogledajte "Svrha obrasca W-9")