Što je zahtjev za prijedlog (RFP)?
Zahtjev za prijedlog (RFP) je poslovni dokument koji najavljuje i sadrži detalje o projektu, kao i traži ponude od izvođača radova koji će pomoći u kompletiranju projekta. Većina organizacija radije koristi RFP, a u mnogim slučajevima vlade koriste samo zahtjeve za prijedlog. Zahtjev za prijedlog određenog programa može zahtijevati od tvrtke da pregleda ponude kako bi ispitala njihovu izvedivost, zdravlje tvrtke koja je ponudila ponude i sposobnost ponuditelja da učini ono što je predloženo.
Ključni odvodi
- Zahtjev za prijedlog je najava o financiranju projekata koja je objavila organizacija za koju tvrtke daju ponude. RFP opisuje postupak nadmetanja i uvjete ugovora i vodi upute kako formatirati ponudu. RFP-ove uglavnom koriste vladine agencije kako bi postigli najnižu moguću ponudu.RFP-ovi omogućuju tvrtki koja je zatražila da dobije više ponuđača.
Razumijevanje zahtjeva za prijedlog (RFP)
RFP-ovi prikazuju postupak nadmetanja i uvjete ugovora i daju upute o tome kako ponude treba formatirati i predstaviti. Obično su rezervirani za složene projekte. Ovi zahtjevi određuju prirodu projekta i kriterije za ocjenu koji otkrivaju kako se prijedlozi ocjenjuju. Zahtjevi mogu sadržavati izjavu o radu, koja opisuje zadatke koje treba obaviti pobijeđeni ponuditelj i vremensku traku za pružanje gotovog rada. Također uključuju informacije o organizaciji koja je izdala i njezinoj djelatnosti.
RFP-ovi također pružaju ponude prema načinu pripreme prijedloga. Oni mogu opisati upute o tome koje informacije ponuditelj mora sadržavati i željeni format.
Prijedlog ne smije biti pretjerano detaljan jer može ometati kreativnost izvođača i ne smije biti toliko nejasan da je izvođač ostavljen posrnut.
Većina RFP-ova podnose vladine agencije i drugi koji su uključeni u javni sektor. Obično se traži otvaranje konkurencije među privatnim kompanijama kako bi se proces postigao fer. Kako bi troškovi ostali niski, ove agencije žele osigurati da dobiju najnižu i najpovoljniju ponudu.
Razlog zbog kojeg organizacija može staviti RFP je taj da dobije više ponuda. Organizacija koja traži pomoć može imati više ponuda i perspektiva. Na primjer, tvrtka koja želi promijeniti svoj proces izvještavanja iz papirnatog sustava u računalni sustav može postaviti zahtjev za prijedlog hardvera, softvera i obuku korisnika radi uspostavljanja i integriranja novog sustava u posao.
Zahtjevi za zahtjev za prijedlog
Od državnih agencija ili drugih subjekata može se tražiti da izdaju zahtjeve za prijedloge kako bi osigurali potpunu i otvorenu konkurenciju kako bi se smanjilo trošak rješenja. Prihvaćanje prijedloga koji najviše odgovara specifikacijama ne mora uvijek značiti ponudu s najnižim cijenama.
Vješto stvaranje zahtjeva za prijedlog može diktirati uspjeh ili neuspjeh rezultirajućeg rješenja. Ako su navedeni zahtjevi previše nejasni, ponuditelj ne smije osmisliti i implementirati cjelovito rješenje problema. Ako su zahtjevi previše detaljni i restriktivni, kreativnost i inovacija ponuditelja mogu biti ograničeni.
RFP postupak započinje izradom zahtjeva za prijedlog. Ponuđači pregledavaju molbu i šalju prijedloge za poboljšanje. Nakon provedbe povratnih informacija, izdaje se konačni zahtjev za prijedlog. Ponuditelji tada predaju svoje prijedloge. Kupac odabire malu skupinu ponuđača i započinje pregovore o cijenama i tehničkim detaljima. Kupac može zatražiti od ostalih ponuditelja da predaju najbolju i konačnu ponudu prije dodjele ugovora. Ugovor se prezentira tvrtki koja pruža najbolje rješenje za problem.
Primjer zahtjeva za prijedlog
Recimo, na primjer, Federalna uprava za željeznice izdaje zahtjev za prijedloge za financiranje, projektiranje, konstrukciju, rad i održavanje željezničkog sustava velike brzine. Zainteresirane strane podnose prijedloge koji udovoljavaju uvjetima navedenim u dokumentu. Na temelju pristiglih prijedloga do krajnjeg roka, Odjel za promet osniva povjerenstva za daljnji pregled i razvoj prijedloga. DOT odabire prijedlog koji najviše obuhvaća njegove ciljeve i angažira tvrtku da izvrši posao.
