Što je pozitivna potvrda?
Pozitivna potvrda je revizijski upit koji zahtijeva od kupca da odgovori, potvrdivši točnost predmeta. Pozitivna potvrda zahtijeva dokaz točnosti potvrđivanjem da su izvorni podaci tačni ili davanjem ispravnih podataka ako su netočne.
Ključni odvodi
- Pozitivna potvrda je revizijski upit koji zahtijeva od kupca da odgovori, potvrdi točnost predmeta. Pozitivna potvrda zahtijeva dokaz točnosti potvrđivanjem da su izvorni podaci tačni ili davanjem točnih podataka ako su netočni. Pozitivne potvrde koriste se za provjeru iznosi obveza, ulaganja, bankovni računi, potraživanja i obveze.
Razumijevanje pozitivne potvrde
Pozitivna potvrda dio je postupaka potvrđivanja koji revizori koriste za potvrđivanje specifičnih informacija. Primatelj pisma je dužan odgovoriti da potvrdi točnost ili dostaviti podatke i poslati ga revizoru. Neki primjeri informacija traženih od revizora uključuju potvrđivanje sljedećeg:
- Iznosi i opisi različitih vrsta obveza Informacije o računu na bankovnom računu, uključujući saldo Iznosi i vrste zaliha Investicije ili vrijednosni papiri Kopije prodajnih računa za osiguravanje prodaje, informacije ili kopije računa za otpremu da se osigura isporuka proizvoda
Analiza potvrde
Revizori također koriste pozitivna potvrdna pisma kako bi provjerili dospjele obveze i dugovanja ili poduzeća. Obveze prema dobavljačima kratkoročni su dugovi koje tvrtke duguju svojim dobavljačima. Potraživanja od kupaca predstavljaju novac koji društvo duguje kupcima za prodaju robe. Potraživanja i obaveze obično imaju uvjete plaćanja od 30, 60 ili 90 dana - što znači da je potrebno izvršiti plaćanje u tom vremenskom okviru.
Revizor može potvrditi točnost evidencija o potraživanjima koja se ispituje utvrđivanjem da li tačni podaci odražavaju transakcije koje su se dogodile između tvrtke i njenih kupaca. Direktno kontaktiranje kupaca pomaže revizorima da provjere postoje li navedeni računi, da su stanja prikazana kao dugovana i da su plaćanja označena kao primljena istinita.
Potraživanja od kupaca su kratkotrajna imovina i kompanije se mogu koristiti kao osiguranje za dobivanje zajmova ili financiranje od banaka. Kao rezultat, važno je da se potraživanja revidiraju kako bi se potvrdilo da je prodaja izvršena, kao i potvrdili da se sredstva od prodaje naplate na vrijeme.
Ako tvrtka želi revidirati svoje evidencije o dugovanju, mora pregledati sva odlazna sredstva povezana s dužničkim obvezama ili uplatama kreditora. Proces može zahtijevati preispitivanje računa i usklađivanje tih iznosa s plaćanjima koja su zabilježena kao izvršena. Uz to, tvrtka može odlučiti uskladiti gore navedene iznose sa stvarnim povlačenjima s računa za plaćanje radi potvrđivanja točnosti.
Pozitivna u odnosu na negativnu potvrdu
Iako pozitivna potvrda zahtijeva podršku informacija unatoč točnosti izvornih zapisa, negativna potvrda zahtijeva odgovor samo ako postoji nesklad. Tijekom negativnog zahtjeva za potvrdom, od tvrtke se može zatražiti da potvrdi da je stanje na računu navedeno u određenom iznosu, kao što je 100.000 USD. Ako je stanje na tekućem računu 100 000 USD, ne zahtijevaju se dodatne radnje. Ako se saldo razlikuje, moraju se navesti dodatne informacije za objašnjenje razlike. Negativna potvrdna pisma koriste se i za utvrđivanje želi li primatelj odustati od događaja navedenog u pismu.
Negativna se potvrda češće koristi ako se za pojedinog ili poslovnu evidenciju obično smatra vrlo točnim. Smatra se da tvrtka koja prima negativnu potvrdu ima stroge interne zahtjeve i poslovnu praksu. Kao rezultat toga, negativna potvrda je mnogo jeftinija i vremenski intenzivna za revizore, jer oni obično trebaju poslati samo jedno pismo.
Suprotno tome, pozitivni zahtjevi za potvrdom više su uključeni jer se financijski podaci moraju dostaviti, čak i ako su izvorni podaci u pismu bili točni. Također, vjerojatnije će se upotrebljavati i pozitivni zahtjevi za potvrdu ako se sumnja da su u knjigama tvrtke pogreške. Međutim, pozitivno pismo za potvrdu uobičajeno je kod složenijih transakcija jer je preciznije i osigurava da su svi na istoj stranici ili imaju iste financijske podatke. Na primjer, zajmi, revizori koriste pozitivne potvrde bankama i tvrtkama da utvrde točan iznos duga.
Kao rezultat toga, pozitivna potvrda ima bolji prikaz financijskih podataka nego negativna potvrda, jer je to izričit zahtjev koji je primalac vratio. Ako dođe do bilo kakvog spora, pozitivna je potvrda fizički dokaz da su informacije potvrđene.
Primjer pozitivne potvrde
Ako fizičku ili poslovnu jedinicu za reviziju odabere Služba za unutarnje prihode (IRS), porezni obveznik mora izraditi zapise kojima će potvrditi podatke navedene u odabranim poreznim prijavama. Revizija može uključivati zahtjev za pozitivnom potvrdom za sve izvore prihoda, provjeru primjenjivih odbitaka i dokaz o traženim dobicima ili gubicima. Čak i ako se podaci potrebni za reviziju podudaraju s prijavljenim, moraju se dostaviti svi dokazi kako bi se zadovoljili zahtjevi revizije.
