Glavna knjiga djeluje kao evidencija svih računa i njihovih transakcija. Uravnotežavanje knjige uključuje oduzimanje ukupnog broja zaduženja od ukupnog broja kredita. Kako bi se pravilno izračunali krediti i zaduženja, prvo se mora razumjeti nekoliko pravila.
Kako izračunati bilance
Za početak, unesite sve debitne račune na lijevoj strani bilance i sve kreditne račune na desnoj strani. Uključite saldo za svakog. Razmislite na koji debitni račun utječe svaka transakcija i povećava li ili umanjuje taj račun. Na primjer, smanjuje li zalihe ili povećava gotovinu? Na kraju, izračunajte stanje za svaki račun i ažurirajte bilancu.
Kada završite, provjerite jesu li krediti jednaki teret kako bi se osiguralo da su knjige uravnotežene. Drugi način da se knjige uravnoteže je stvaranje probne ravnoteže. To znači popis svih računa u knjizi i saldo svakog zaduženja i kredita. Jednom kada se saldi izračunaju i za dugove i za kredite, dvije bi se trebale podudarati. Ako brojke nisu iste, nešto je propušteno ili pogrešno izračunano, a knjige nisu uravnotežene.
Važna pravila koja treba slijediti
Prvo, zaduženja u konačnici moraju biti jednaka. Iako ovo u početku može biti zbunjujuće i može biti primamljivo jednostavno koristiti pozitivne i negativne brojeve za obračun transakcija, na kraju debitni i kreditni odnosi točnije izražavaju ono što se događa u poslu.
Drugo, dugovi povećavaju račune imovine, rashoda i dividende, dok ih krediti smanjuju. Možda će vam biti korisno mnemonsko DEAD da biste to zapamtili: zaduženja povećavaju rashode, imovinu i dividende.
Treće, suprotno vrijedi za račune obveza, prihoda i vlasničkog kapitala. Krediti ih povećavaju, a dugovi ih smanjuju. Menetično za pamćenje ovog odnosa su GIRLS: računi koji se povećavaju su dobici, prihodi, prihodi, obveze i vlasnički kapital.
Zbog toga što imaju suprotan učinak na komplementarne račune, u konačnici su krediti i dugovi jednaki jedni drugima i pokazuju da su računi uravnoteženi. Svaka se transakcija može opisati korištenjem debit / kreditnog formata, a knjige se moraju održati u ravnoteži tako da se svaki teret podudara s odgovarajućim kreditom.
Računovodstvene prakse
Računovodstveni softver poput QuickBooks, FreshBooks i Xero koristan je za uravnoteženje knjiga, jer takvi programi automatski označavaju sva područja u kojima nedostaje odgovarajući kredit ili zaduženje. Većina tvrtki imat će internog računovođu koji će sve to rješavati umjesto vas, ali ako se bavite vlastitim financijama, dobra je ideja voditi važne brojeve preko vanjskog savjetnika za računovodstvo poput ovlaštenog računovođe (CPA) ili upisanog računa Agent (EA).
Dug bez odgovarajućeg kredita naziva se visećim teretom. To se može dogoditi kada se na kreditnoj strani unese zaduženje na računu ili kada se stekne poduzeće, ali ta transakcija se ne evidentira. Slično tome, kreditna karta može se unijeti u glavnu knjigu kad se položi depozit, ali za uravnoteženje knjiga potrebna joj je debitna kartica za poravnanje, u isto vrijeme ili ubrzo nakon toga.
