Koje su dnevnice?
Isplate dnevnica su dnevnice koje se isplaćuju zaposlenicima za pokriće troškova nastalih na poslovnom putovanju. Poslovni troškovi obično uključuju smještaj, prijevoz, hranu i bilo koje druge popratne troškove. Dnevnica - latinski izraz za "dnevno", može se također odnositi na strukturni sustav naknada u kojem se zaposlenik isplaćuje dnevno, za razliku od sata ili mjeseca.
Ključni odvodi
- Isplate dnevnica su dnevnice koje se isplaćuju zaposlenima za pokrivanje troškova nastalih na poslovnom putovanju. Isplate dnevnica korisne su kad zaposlenici povezuju godišnje poslovne troškove poput smještaja, obroka, putovanja itd. Kompanije mogu ponuditi dnevnice u obliku kreditnih kartica tvrtke, potpuno ili djelomično pokrivanje troškova ili fiksne dnevne stope. Većina tvrtki koristi standardnu stopu koju je odredila savezna vlada kao smjernicu za njihove dnevnice.
Razumijevanje dnevnica
Isplate dnevnica korisne su za neke radne uloge koje zahtijevaju velika putovanja, što uzrokuje da zaposlenici skupe godišnje poslovne troškove kao što su smještaj, prehrana, putovanja i tako dalje. Tvrtke imaju drugačije sustave kako bi pokrili ove troškove:
- Tvrtke kreditne kartice: Neke tvrtke izdaju kreditne kartice svojim zaposlenicima. To im omogućuje da odmah plaćaju poslovne troškove dok su na poslu, a da sami ne nastave troškove. Potpuno ili djelomično pokrivanje troškova: Iako neke tvrtke pokrivaju troškove zaposlenika u cijelosti, neke tvrtke nude samo dnevnice za djelomične troškove - posebno za stvari poput smještaja, hrane i putovanja. Fiksni iznosi: Mnoge korporacije svojim zaposlenicima osiguravaju posebnu, fiksnu dnevnu stopu. Očekuje se da će zaposlenici s tim dnevnicama pokriti sve ili dio svojih troškova.
Naknada za dnevnice odnosi se i na strukturu naknade koju primaju neki radnici. Radnici na dnevnoj osnovi primaju plaću po danu ili prema količini obavljenog posla. Ove vrste radnika obično su na privremenim ili kratkoročnim ugovorima, za razliku od radnih mjesta sa punim radnim vremenom. Zdravstveni radnici i zamjenici učitelja primjeri su radnika prema rasporedu dnevnica.
Posebna razmatranja
Dnevne dnevnice za većinu službenika savezne vlade postavlja američka uprava za opće službe (GSA). Tvrtke s dnevnom politikom plaćanja poslovnih troškova koriste ovu saveznu dnevnicu kao smjernicu. Standardne cijene za domaća i međunarodna putovanja stupaju na snagu 1. listopada svake godine. Iako se stope koje određuje američka vlada temelji na troškovima života u gradu tvrtke, može postaviti stope veće ili niže od standardnih.
Isplate dnevnica veće od uobičajene stope zahtijevaju da zaposlenik plaća porez na prekomjerni iznos. Višak isplate uključen je u okvir 12 obrasca W-2. Nepodnošenje izvještaja o poslovnim troškovima kod poslodavca u roku od 60 dana obično rezultira plaćanjem poreza na cjelokupni iznos dnevnice.
Zaposlenici su obvezni plaćati porez na bilo koji iznos preko standardne dnevne stope.
Isplate dnevnica nisu dio plaće zaposlenika ako je isplata jednaka ili manja od savezne dnevnice, a zaposlenik poslodavcu daje izvještaj o poslovnim troškovima. Isplate se obično računaju kao neoporezivi dohodak zaposlenih i prikazuju se odvojeno od oporezivog dohotka na Obrascu W-2. Izvještaj o poslovnim troškovima mora se poslodavcu podnijeti u roku od 60 dana od zaključenja putovanja i u njemu treba navesti svrhu putovanja, datum i lokaciju, zajedno s primicima za troškove koji se pokrivaju iz vlastitog džepa.
Dnevne dnevnice za samozaposlene pojedince
Samozaposleni pojedinci mogu koristiti samo dnevnice za troškove obroka. Kao i drugi zaposlenici, samozaposlene osobe moraju voditi izvješća o izdacima s datumom, lokacijom i svrhom poslovnog putovanja. Čuvanje potvrda može se također zahtijevati, mada u slučajevima kada ih nema, još je dobra ideja zadržati ih se.
Vrste dnevnica
Tvrtke postupaju s dnevnicama različito. Kao što je gore spomenuto, oni mogu izdavati kreditne kartice, pokriti pune ili djelomične troškove, ponuditi fiksne stope ili zahtijevati od zaposlenika da naknadu pokriju troškove iz svog džepa za naknadu.
Isplate dnevnica mogu pokriti poslovne troškove u potpunosti ili djelomično. Poduzeća mogu koristiti dnevnice za prenoćište i obroke ili dnevnice samo za pokrivanje obroka. Na primjer, djelomična dnevnica može iznositi 100 USD samo za pokriće obroka, dok se troškovi smještaja i popratne slučajeve plaćaju iz vlastitog džepa. Neke tvrtke vrše plaćanja dnevnica vršeći čekove zaposleniku kao pokazatelj da je to odvojeno od prihoda zaposlenika.
Fiksne cijene
Tvrtka koja primjenjuje fiksnu dnevnicu za poslovne troškove obično plaća zaposleniku fiksni iznos dnevno. Na primjer, dnevnica za savjetnika za informatičku tehnologiju (IT) koja radi tjedan dana u drugom gradu mogla bi biti 200 dolara dnevno - 100 dolara za smještaj, 50 dolara za hranu i 50 dolara za slučajne troškove.
Slučajni troškovi su troškovi koji nisu posebno identificirani, ali su određeni prema nahođenju zaposlenika. Slučajni troškovi mogu uključivati troškove prijevoza, pranje rublja, internet, posluga u sobu, savjete za poslužitelje i tako dalje. Ako zaposlenik koristi svoj osobni automobil na poslovnom putovanju, nadoknadit će mu se prema stopi povrata kilometraže od Službe za unutarnje prihode (IRS) - neobavezna stopa koja se koristi za izračunavanje odbitnih troškova upravljanja vozilom u poslovne svrhe.
Troškovi bez džepa
U slučajevima kada zaposlenici moraju sami platiti svoje troškove, kompanije ih obično zahtijevaju da podnesu zahtjeve. Ako se odobravaju zahtjevi za izdatke iz vlastitog džepa, tvrtke izdaju naknade zaposlenima za poslovne troškove. Ova metoda je dugotrajnija, jer zahtijeva osoblje da pregleda zahtjeve i primanja, odobri ili odbije zahtjeve za nadoknadom i izvrši plaćanje zaposlenima.
Prednosti dnevnica
Tvrtke koje koriste uplate dnevnica i / ili kreditne kartice tvrtki štede zaposlenicima vrijeme i gnjavažu prilikom čuvanja i podnošenja računa. Ako je plaćanje pokriveno dnevnicom, a trošak ispod dnevnice, plaćanje se odobrava bez potrebe za dokumentacijom. Ako zaposleni dodijeljeni trošak obroka iznosi 100 USD dnevno, bilo koji iznos potrošen jednak ili manji od 100 USD za hranu dnevno ne zahtijeva poslovne potvrde. No, zaposlenik troši iznad tog iznosa na hranu, primitke će trebati predati svom odjelu za ljudske resurse (HR).
Što se događa s bilo kojim novcem u višku? Zaposleni mogu zadržati novac koji nije potrošen. Ovo bi moglo poslužiti kao poticaj za štedljivo trošenje zaposlenika koji žele uštedjeti nešto novca.
