Što je negativna potvrda?
Negativna potvrda je pismo ili dokument kojim se zahtijeva da primatelj odgovori na pošiljatelja samo ako postoji problem sa sadržajem poruke ili primatelj želi odustati od događaja koje je pismo uputilo.
Negativna potvrdna pisma mogu se koristiti u mnogim poslovnim situacijama i često se koriste u industriji financijskih usluga. Svrha komunikacije je smanjiti broj dolaznih odgovora koje organizacija dobiva kao odgovor na pismo upućeno svojoj klijentskoj bazi. U situaciji s negativnom potvrdom ili negativnim pristankom, tvrtka ili subjekt koji šalje poruku prima samo odgovore "ne" glasova, za razliku od odgovora svih bez obzira na njihovo mišljenje.
Razumijevanje negativne potvrde
Negativne potvrde revizori često koriste i uključuju dokument poslan na uzorak kupaca tvrtke, tražeći od njih da odgovore samo ako utvrde odstupanje između njihovih knjiga i računa zabilježenog u financijskim izvještajima tvrtke koja se revidira. Negativna potvrda obično se koristi kada je računovodstvena kontrola tvrtke povijesno imala vrlo malo pogrešaka i stoga se smatra jakom. Od tvrtke se traži da dvostruko provjeri brojeve i potvrdi samo ako postoje odstupanja.
Slanje negativne potvrde za razliku od pozitivne potvrde, koja zahtijeva odgovor, može uštedjeti vrijeme koje će biti potrošeno na praćenje odgovora i praćenje s neodgovarajućim primateljima. Negativna potvrda samo je način na koji je računovođa sigurna da obje tvrtke prijavljuju iste brojeve.
Ključni odvodi
- Negativna potvrda je pismo ili dokument kojim se traži da primatelj odgovori na pošiljatelja samo ako postoji problem sa sadržajem poruke ili se primatelj želi odustati od događaja na koje je pismo uputio. Negativna potvrdna pisma često se koriste u industrija financijskih usluga, uključujući računovođe koji žele provjeriti klijentove financijske podatke. Negativne potvrde pomažu u smanjenju broja dolaznih odgovora koje organizacija dobiva kao odgovor na pismo upućeno svojoj klijentovoj bazi.
Primjeri negativnih potvrda
Negativne potvrde postoje mnoge aplikacije koje uključuju i računovođe i tvrtke za financijske usluge.
Planovi umirovljenja zaposlenika
Negativna potvrdna pisma često se šalju s planovima 401 (k) koji imaju značajku automatske eskalacije. Uz automatsku eskalaciju, postotak plaće zaposlenika doprinos svakog razdoblja plaća se automatski povećava svake godine.
Namjera ove automatski povećavajuće stope štednje je pomoći ljudima da uštede više novca za odlazak u mirovinu. Mjesec dana ili prije pojave eskalacije, zapisničar šalje negativnu potvrdu ili negativno pismo pristanka. Pismo obavještava sudionika da će doći do eskalacije doprinosa ukoliko sudionik ne kontaktira voditelja zapisa 401 (k) i ne odluči iz povećanja zadržati svoju trenutnu stopu doprinosa.
Računovodstvo prihoda
Negativni zahtjev može se koristiti i za obračun prodaje kod proizvođača automobila. Prema knjigama, proizvođač je prodao 200 automobila zastupništvu za ukupno 6 milijuna dolara prihoda. U negativnom potvrdnom pismu navodi se da ako je cifra od 6 milijuna dolara točna, nema potrebe odgovarati. Međutim, ako iznos prihoda bude samo 5 milijuna dolara, proizvođač bi trebao obavijestiti računovođu o odstupanju u distribucijskim knjigama.
Negativne potvrde su profesionalan način kazivanja "nemojte mi odgovarati ako nema problema."
