Sadržaj
- 1. AIS ljudi
- 2. Postupci i upute
- 3. Podaci o AIS-u
- 4. AIS softver
- 5. IT infrastruktura
- 6. Unutarnje kontrole
- Kako AIS djeluje u stvarnom životu
- Donja linija
Računovodstveni informacijski sustav (AIS) struktura je koju tvrtka koristi za prikupljanje, pohranu, upravljanje, obradu, dohvaćanje i izvještavanje o svojim financijskim podacima kako bi ih mogli koristiti računovođe, konzultanti, poslovni analitičari, menadžeri, glavni financijski službenici (CFO), revizora, regulatora i poreznih agencija.
Posebno obučeni računovođe detaljno surađuju s AIS-om kako bi osigurali najvišu razinu točnosti u financijskim transakcijama tvrtke i vođenju evidencije, kao i da bi financijske podatke učinili lako dostupnima onima koji im zakonito trebaju pristup - a pritom sve podatke čuvaju netaknute i sigurne, Računovodstveni informacijski sustavi obično se sastoje od šest osnovnih komponenti: ljudi, procedura i upute, podaci, softver, infrastruktura informacijske tehnologije i interne kontrole. Pogledajmo detaljno svaku komponentu.
Uvod u računovodstvene informacijske sustave
1. AIS ljudi
Ljudi u AIS-u jednostavno su korisnici sustava. Profesionalci koji će možda trebati koristiti AIS organizacije uključuju računovođe, savjetnike, poslovne analitičare, menadžere, glavne financijske službenike i revizore. AIS pomaže različitim odjelima unutar tvrtke da rade zajedno.
Na primjer, menadžment može utvrditi prodajne ciljeve za koje osoblje može naručiti odgovarajuću količinu zaliha. Nalog za inventuru obavještava računovodstvo o novom platištu. Kada se izvrši prodaja, prodavači mogu unositi narudžbe kupaca, računovodstvo može fakturirati kupce, skladište može sastaviti narudžbu, odjel otpreme može je otpremiti, a računovodstveni odjel dobiva obavijest o novom potraživanju. Odjel za usluge kupcima može pratiti isporuke kupaca, a sustav može kreirati izvješća o prodaji za upravljanje. Menadžeri mogu vidjeti i troškove zaliha, troškove dostave, troškove proizvodnje i tako dalje.
S dobro dizajniranim AIS-om, svi unutar organizacije koja je za to ovlaštena mogu pristupiti istom sustavu i dobiti iste informacije. AIS također pojednostavljuje dobivanje informacija osobama izvan organizacije, kad je to potrebno.
Na primjer, savjetnici bi mogli upotrebljavati informacije u AIS-u za analizu učinkovitosti strukture cijena tvrtke gledanjem podataka o troškovima, podacima o prodaji i prihodu. Također, revizori mogu koristiti podatke za procjenu internih kontrola tvrtke, financijskog stanja i usklađenosti sa Sarbanes-Oxleyjevim zakonom (SOX).
AIS bi trebao biti osmišljen tako da zadovolji potrebe ljudi koji će ga koristiti. Sustav bi također trebao biti jednostavan za korištenje i trebao bi se poboljšavati, a ne ometati učinkovitost.
2. Postupci i upute
Postupak i upute AIS-a su metode koje koristi za prikupljanje, pohranu, dohvaćanje i obradu podataka. Te su metode ručne i automatizirane. Podaci mogu poticati iz unutarnjih izvora (npr. Zaposlenika) i vanjskih izvora (npr., Mrežne narudžbe kupaca). Postupci i upute šifrirat će se u AIS softver - oni bi se također trebali „kodirati“ u zaposlenike kroz dokumentaciju i obuku. Da bi bile učinkovite, postupke i upute moraju se dosljedno slijediti.
3. Podaci o AIS-u
Da bi se pohranile informacije, AIS mora imati strukturu baze podataka poput strukturiranog jezika upita (SQL), računalnog jezika koji se obično koristi za baze podataka. AIS će također trebati različite zaslone za unos za različite tipove korisnika sustava i unos podataka, kao i različite izlazne formate kako bi zadovoljio potrebe različitih korisnika i razne vrste informacija.
Podaci sadržani u AIS-u su sve financijske informacije relevantne za poslovnu praksu organizacije. Svi podaci o poslovanju koji utječu na financije tvrtke trebali bi preći u AIS.
Vrsta podataka uključenih u AIS ovisit će o prirodi poslovanja, ali može se sastojati od sljedećeg:
- Prodajni naloziKoencija za naplatu kupcaPregledi izvještaja o prodajiKorisnici zahtjeva za kupnjuV fakture dobavljačaProvjeri registri Provjerite podatke o zalihama Informacije o uplatiPodržavanjeTaksa
Ti se podaci tada mogu koristiti za pripremu računovodstvenih izvještaja i izvještaja, poput starenja potraživanja, rasporeda amortizacije, probnog stanja, dobiti i gubitka i tako dalje. Imajući sve te podatke na jednom mjestu - u AIS-u - olakšava se vođenje poslovnih knjiga, izvješćivanje, analiza, revizija i aktivnosti donošenja odluka. Da bi podaci bili korisni, moraju biti potpuni, točni i relevantni.
S druge strane, primjeri podataka koji ne bi prešli u AIS uključuju zapise, dopisivanje, prezentacije i priručnike. Ti dokumenti mogu imati tangencijalni odnos prema financijama tvrtke, ali, isključujući standardne fusnote, oni zapravo nisu dio vođenja financijske evidencije tvrtke.
4. AIS softver
Softverska komponenta AIS-a su računalni programi koji se koriste za pohranu, preuzimanje, obradu i analizu financijskih podataka tvrtke. Prije postojanja računala, AIS je bio ručni, na papirnom sustavu, ali danas većina tvrtki koristi računalni softver kao osnovu AIS-a. Male tvrtke mogu koristiti Intuitove brze knjige ili računovodstvo Sage's Sage 50, ali postoje i druge. Mala i srednja poduzeća mogu koristiti SAP Business One. Srednje i velike tvrtke mogu koristiti Microsoftov Dynamics GP, Sage Group-ove MAS 90 ili MAS 200, Oracle-ov PeopleSoft ili Epicor Financial Management.
Kvaliteta, pouzdanost i sigurnost ključne su komponente učinkovitog AIS softvera. Menadžeri se oslanjaju na informacije koje dobivaju za donošenje odluka tvrtki, a za kvalitetne odluke trebaju im kvalitetne informacije.
AIS softverski programi mogu se prilagoditi tako da udovolje jedinstvenim potrebama različitih vrsta poduzeća. Ako postojeći program ne zadovoljava potrebe tvrtke, softver se također može razviti u kući s velikim ulaganjima krajnjih korisnika ili ih može razviti treća tvrtka posebno za organizaciju. Sustav se čak može prebaciti na specijaliziranu tvrtku.
Za tvrtke kojima se trguje na burzi, bez obzira na softverski program i opcije prilagodbe koje odabere posao, Sarbanes-Oxley propisi donekle će diktirati strukturu AIS-a. To je zato što propisi o SOX-u uspostavljaju interne kontrole i postupke revizije s kojima se javna poduzeća moraju pridržavati.
5. IT infrastruktura
Infrastruktura informacijske tehnologije samo je simpatični naziv za hardver koji se koristi za rad računovodstvenog informacijskog sustava. Ionako bi većina ovih hardverskih predmeta trebalo imati, uključujući računala, mobilne uređaje, servere, pisače, zaštitnike od prenapona, usmjerivače, medije za pohranu i eventualno rezervno napajanje. Uz troškove, čimbenici koje treba uzeti u obzir u odabiru hardvera uključuju brzinu, mogućnost pohrane i može li se proširiti i nadograditi.
Možda je najvažnije, hardver koji je odabran za AIS mora biti kompatibilan s programom koji ga planira. U idealnom slučaju, to ne bi bio samo kompatibilan, već i optimalan - nespretni sustav bit će mnogo manje koristan od brzog. Jedan od načina na koji tvrtke mogu lako ispuniti zahtjeve kompatibilnosti hardvera i softvera je kupnja sustava "ključ u ruke" koji uključuje i hardver i softver koji su potrebni tvrtki. Kupnja "ključ u ruke" teoretski znači da će posao dobiti optimalnu kombinaciju hardvera i softvera za svoj AIS.
Dobar AIS također bi trebao uključivati plan za održavanje, servisiranje, zamjenu i nadogradnju komponenti hardverskog sustava, kao i plan za odlaganje pokvarenog i zastarjelog hardvera kako bi osjetljivi podaci bili potpuno uništeni.
6. Unutarnje kontrole
Unutarnja kontrola AIS-a sigurnosne su mjere koje sadrži radi zaštite osjetljivih podataka. To mogu biti tako jednostavne kao lozinke ili složene kao biometrijska identifikacija. AIS mora imati interne kontrole radi zaštite od neovlaštenog pristupa računalu i ograničavanja pristupa ovlaštenim korisnicima, što uključuje i neke korisnike unutar tvrtke. Također mora spriječiti neovlašteni pristup datotekama od strane pojedinaca kojima je dopušten pristup samo odabranim dijelovima sustava.
AIS sadrži povjerljive informacije koje ne pripadaju samo tvrtki, već i njezinim zaposlenicima i kupcima. Ovi podaci mogu uključivati brojeve socijalnog osiguranja, podatke o plaći, brojeve kreditnih kartica i tako dalje. Svi podaci u AIS-u trebaju biti šifrirani, a pristup sustavu treba biti zabilježen i nadziran. Aktivnost sustava također bi trebala biti sljediva.
AIS također treba interne kontrole koje ga štite od računalnih virusa, hakera i drugih unutarnjih i vanjskih prijetnji mrežnoj sigurnosti. Također mora biti zaštićen od prirodnih katastrofa i udara struje koji mogu uzrokovati gubitak podataka.
Kako AIS djeluje u stvarnom životu
Vidjeli smo kako dobro dizajniran AIS svakodnevno omogućuje nesmetano poslovanje ili ometa njegov rad ako je sustav loše dizajniran. Treća upotreba AIS-a je da se u poslovnom problemu podaci AIS-a mogu iskoristiti za otkrivanje priče o tome što je pošlo po zlu.
Slučajevi braće WorldCom i Lehman Brothers daju dva primjera.
2002. godine, interni revizori WorldComa Eugene Morse i Cynthia Cooper upotrijebili su kompanijski AIS za otkrivanje lažnih troškova u iznosu od 4 milijarde dolara i druge računovodstvene stavke. Njihova istraga dovela je do ukidanja glavnog financijskog direktora Scotta Sullivana, kao i donošenju novog zakonodavstva - članak 404. Zakona Sarbanes-Oxley, koji regulira internu financijsku kontrolu i procedure tvrtki.
Pri istraživanju uzroka Lehmanovog propasti, ključni dio bila je revizija AIS-a i ostalih podataka, zajedno s prikupljanjem i pregledom dokumenata, te intervjuima svjedoka. Potraga za uzrocima neuspjeha tvrtke "zahtijevala je opsežnu istragu i pregled Lehmanovog operativnog, trgovačkog, procjenjivačkog, financijskog, računovodstvenog i ostalih podataka, " navodi se u 2.200 stranica, devet svesaka.
Lehmanovi sustavi pružaju primjer kako AIS ne bi trebao biti strukturiran. Izvještaj ispitivača Antona R. Valukasa navodi: "U vrijeme kad je bankrotirao, Lehman je održavao patchwork od preko 2.600 softverskih sustava i aplikacija… Mnogi od Lehmanovih sustava bili su skriveni, zastarjeli ili nestandardni."
Ispitivač je odlučio svoje napore usmjeriti na 96 sustava koji su se činili najrelevantnijima. Ovaj je ispit zahtijevao obuku, proučavanje i pokušaj i pogreške samo da bi naučio kako koristiti sustave.
Valukasovo izvješće također je primijetilo: "Lehmanovi su sustavi bili vrlo međusobno ovisni, ali njihove je odnose bilo teško dešifrirati i nisu dobro dokumentirali. Bilo je potrebno izvanredne napore da se ti sustavi odvoje kako bi se dobili potrebne informacije."
Donja linija
Sve šest komponenti AIS-a rade zajedno kako bi pomogli ključnim zaposlenicima da prikupe, pohrane, upravljaju, obrađuju, dohvaćaju i izvještavaju o svojim financijskim podacima. Imati dobro razvijen i održavan računovodstveni informacijski sustav koji je učinkovit i točan neizostavna je sastavnica uspješnog poslovanja.
