Za malo poduzeće s nekoliko transakcija, pametni vlasnik tvrtke može Excel koristiti kao zamjenu za računovodstveni softver. Excel posjeduje sve alate potrebne za stvaranje i održavanje glavne knjige, ali zahtijeva dobro razumijevanje osnovnog računovodstva i pažnju na detalje. Za vlasnike tvrtki koji nisu sigurni jesu li spremni ili imaju resurse za ulaganje u računovodstveni softver, Excel je dobro mjesto za početak vođenja računovodstvenih evidencija dok se ne nabavi računovodstveni softver.
Korištenje programa Excel kao glavne knjige
Jednostavno postavljanje evidencije trebalo bi prvo uključiti stupce za datum transakcije, opis transakcije i referentni broj, poput računa ili brojeva čeka. U sljedećim stupacima bit će navedeni svaki računi koji će se koristiti tijekom godine. Pažljiva misao trebala bi se uključiti u odabir računa jer će se kasnije teško vratiti i izvršiti promjene. S lijeva na desno, prvi navedeni računi trebali bi biti računi u računu dobiti i gubitka, počevši s prihodima i završavaju s troškovima. Slijede računi imovine, zatim računi obveza i na kraju svi vlasnički računi.
Glavna knjiga koristi dvostruko knjigovodstvo za praćenje svih transakcija tvrtke, a važno je dobro razumjeti ovaj koncept prije nego što počnete koristiti Excel kao glavnu knjigu.
Što je knjigovodstvo s dvostrukim unosom?
Ako se radi o novoj tvrtki, prva će transakcija vjerojatno biti kapital uložen u tvrtku. Kao primjer, recimo poduzetnica po imenu Jane odluči otvoriti trgovinu strojevima. Ima uštede od 750 000 dolara za pokretanje posla i s tim fondovima otvara račun za provjeru poslovanja.
Koristeći koncepte knjigovodstva s dvostrukim unosima, Jane zna da će ova transakcija povećati račun gotovine tvrtke (unos na teret) i nadoknadit će se povećanjem vlasničkog glavničkog računa (unos kredita). U ovom Excelovom sustavu svi unosi debitnih zapisa trebaju se bilježiti kao pozitivne vrijednosti, dok bi svi unosi kredita trebali biti zabilježeni s negativnim vrijednostima.
U ovom primjeru Jane bi trebala upisati datum transakcije i opis poput "kapitalnih ulaganja" u prvi redak proračunske tablice. Zatim će upisati pozitivan unos od 750.000 USD u stupac "gotovinskog" računa proračunske tablice, a negativan unos od 750.000 USD u stupac računa proračunskog računa "vlasnički kapital". Da bi potvrdila brojeve, Jane bi se trebala koristiti Formulom zbroja kako bi osigurala da svi unosi u svakom retku iznose nula dolara.
Odatle će Jane nastaviti unositi liniju za svaku transakciju. Ako kupi opremu s novčanim sredstvima tvrtke, Jane će upisati transakciju radi prikazivanja zaduženja ili pozitivnog unosa na stupcu računa "oprema", a kredit ili negativan unos u stupac "gotovinskog" računa. Ako kupcu prodaje usluge obrade, zabilježila bi kredit na "prihod" računu i terećenje na "vlasnički" račun.
Na kraju, ukupni iznos za svaki stupac računa treba zbrojiti na dnu proračunske tablice. Zbroj svih računa računa prihoda može se zbrojiti u izračun trenutnog neto prihoda. Ostali stupci mogu se konfigurirati prema potrebi za izračun, na primjer, ukupne imovine, ukupnih obveza i ukupnog kapitala.
