Što je vaučer?
Kupon je dokument koji služba za naplatu računa koristi tvrtka za prikupljanje i podnošenje svih pratećih dokumenata potrebnih za odobravanje plaćanja obveze. Kupon je u osnovi sigurnosna kopija dokumenata za plaćanje. Dospjeli su kratkoročni računi koje tvrtke duguju dobavljačima i dobavljačima.
Vaučer je važan jer se radi o internom mehanizmu računovodstvene kontrole koji osigurava da je svako plaćanje pravilno autorizirano i da su zapravo kupljena roba ili usluge.
Ključni odvodi
- Kupon je dokument koji koristi odjel za plaćanje računa tvrtke koji sadrži prateću dokumentaciju za fakturu. Kupon je u osnovi rezervna dokumenta za plaćanje računa, a to su računi koje tvrtke duguju dobavljačima i dobavljačima. Dokumenti u kuponu mogu uključivati dobavljačeve račune faktura, iznos dospijeća, rok dospijeća, računi glavne knjige i primici za otpremu. Svi iznosi nepodmirenih vaučera koji se duguju ukupno su sneseni, a jedan paušalni iznos evidentira se kao računi na bilanci stanja.
Kako rade vaučeri
Tvrtke imaju različite kratkoročne financijske obveze prema dobavljačima i dobavljačima tijekom obračunskog razdoblja. Poduzeće će možda morati kupiti zalihe ili sirovine od dobavljača koji se koriste u proizvodnji proizvoda tvrtke. Dobavljači u osnovi odobravaju produljenje kredita kompaniji, omogućujući tako da se plaćanje izvrši u bliskoj budućnosti, kao što su 30, 60 ili 90 dana.
Kupon je obrazac koji sadrži sve popratne dokumente koji prikazuju dugovani novac i sva plaćanja isplaćena dobavljaču ili dobavljaču za nepodmireni dug. Vaučer i potrebni dokumenti evidentiraju se u registru vaučera. Neki od pratećih dokumenata u kuponu mogu uključivati:
- Račun od dobavljača, dobavljača ili imena dobavljača koji se mora platitiUvjeti plaćanja, kao što je iznos koji se duguje, datum dospijeća i svi popusti dodijeljeni za rano plaćanje računa. Narudžbenica za kupnjuRecept, koji pokazuje da je tvrtka primila robu od dobavljačaOpća glavna knjiga. računi koji će se koristiti u računovodstvene svrhe Potpisi od ovlaštenih predstavnika u tvrtki za kupnju i plaćanjeDokaz o plaćanju i datum nakon plaćanja računa dobavljaču
Ukupni iznos svih vaučera koji imaju dugovanja dospjelih evidentira se kao dugovanje na bilanci stanja. Nakon što je kupon uplaćen, dokaz o uplati se uključuje u kupon i bilježi kao plaćeni vaučer.
Kako su vaučeri korisni
Vaučeri tvrtke služe kao ključni izvor dokaza kada se obavlja revizija. Revizor provodi niz postupaka kako bi utvrdio jesu li financijski izvještaji bez značajnih pogrešnih iskaza. Vaučeri dokumentiraju da je kupljena roba zapravo primljena, što podupire tvrdnju revizora da roba i usluge objavljeni u financijskim izvještajima zaista postoje. Vaučeri takođe opravdavaju novčana plaćanja tvrtke dobavljačima i dokumentiraju račune glavne knjige koji se koriste za knjiženje transakcije.
Korištenjem vaučerskog sustava smanjuje se i rizik dogovora zaposlenika kako bi ukrali imovinu tvrtke. Tvrtke zapošljavaju segregaciju zadataka za sprečavanje krađe zaposlenika, što znači da su kritični zadaci dodijeljeni različitim ljudima unutar organizacije. Kupon dokumentira da zadatke obavlja više ljudi i stvara papirnati trag tako da revizor može potvrditi da su obveze pravilno razdvojene.
Primjer bona
Lokalni restoran svakih nekoliko dana naručuje meso i ribu od svojih dobavljača. Direktor restorana ispunjava narudžbu za kupnju mesa od 30 kilograma, a vlasnik parafira narudžbenicu za odobravanje pošiljke. Kad je pošiljka primljena, sadržaj pošiljke uspoređuje se s nalogom za kupnju kako bi se osiguralo da pošiljka odgovara narudžbi. Restoran ispunjava potvrdu o otpremi kako bi dokumentirao postupak, a račun za otpremu uspoređuje se s računom dobavljača.
Kupon, naslovnica na kojoj se objašnjavaju priloženi dokumenti, uključuje nalog za kupnju, račun za otpremu i račun. Iznos kupnje dodaje se i evidentira na računima koji se plaćaju u bilanci do uplate. Vlasnik pregledava sve informacije o vaučeru prije nego što potpiše ček.
Kupon uključuje i račune glavne knjige koji se koriste za evidentiranje transakcije. Restoran, na primjer, može uplatiti (povećati) račun zaliha mesa i teretiti (smanjiti) gotovinski račun kako bi zabilježio plaćanje. Primanje plaćanja i datum bilježe se da je vidljivo da je vaučer uplaćen. Dospjeli računi odražavat će niži saldo zbog fakture koji se plaća, pod pretpostavkom da nisu generirane dodatne obveze.
