Tvrtke koriste IRS obrazac W-9, zahtjev za identifikacijski broj poreznih obveznika i potvrdu za dobivanje informacija od dobavljača koje angažuju kao neovisne ugovaratelje (koji se nazivaju i freelanceri). Kada poduzeće plati dobavljaču 600 dolara ili više tijekom porezne godine, mora ih prijaviti Službi za unutarnje prihode (IRS), koristeći informativni obrazac pod nazivom Obrazac 1099-MISC. Poduzeća koriste ime, adresu i broj socijalnog osiguranja ili porezni identifikacijski broj koji izvođači pružaju na obrascu W-9 kako bi dovršili povrat informacija. Ni pošiljatelj ni primatelj ne smiju poslati kopiju IRS-u.
Tvrtke koje angažuju neovisne ugovarače ne zadržavaju porez na dohodak niti plaćaju porez Medicare ili Social Security za svoje neovisne ugovaratelje, kao što to čine njihovi zaposlenici. Umjesto toga, za te obveze odgovorni su izvođači. Međutim, IRS još uvijek želi znati koliko su ti izvođači dobili da bi bili sigurni da će platiti porez koji im duguju, a za prikupljanje ovih podataka koristi obrazac 1099-MISC. Poduzeća ne šalju obrazac W-9 IRS-u.
Svrha W-9 obrasca
Podaci potrebni na obrascu W-9
Obrazac W-9 traži ime neovisnog ugovarača, naziv tvrtke (ako je različit), poslovni subjekt (samostalno vlasništvo, partnerstvo, korporacija C, korporacija, zaklada / nekretnine, društvo s ograničenom odgovornošću ili "drugo") i porez na tvrtku identifikacijski broj (ili broj socijalnog osiguranja, za samostalne poduzetnike koji ne koriste zasebni porezni broj).
Obrazac W-9 također traži od osobe koja ga ispunjava da potvrdi da ne podliježe rezervnom zadržavanju. Većina poreznih obveznika nije, ali ako jesu, tvrtka koja angažira neovisnog ugovaratelja morat će odbiti porez na dohodak od plaćanja tog ugovaratelja po fiksnoj stopi od 24% (za porezne godine 2018.-2025.) I poslati ga IRS-u.
Kako obrazac W-9 zahtijeva uvrštavanje poreznog broja ili broja socijalnog osiguranja, osoba koja ga ispunjava i tvrtka koja prima ispunjeni obrazac moraju ga pažljivo čuvati tijekom prijenosa i nakon primitka radi zaštite od krađe identiteta.
Kada ne biste trebali ispuniti W-9
Neovisni ugovaratelj koji primi neočekivani W-9 trebao bi se ustručavati prije nego što ga ispuni i ispita ima li podnositelj zahtjeva legitiman razlog da zatraži ovaj obrazac. Financijske institucije ponekad koriste obrazac W-9 da bi zatražile informacije od klijenta kada je potrebno prijaviti dividendu ili kamate. Ovdje budite oprezni: Financijska institucija vjerojatno bi trebala imati vaš porezni broj od otvaranja računa.
Druga situacija u kojoj trebate oklijevati prije ispunjavanja obrasca W-9 je da je tvrtka koja od vas traži da to učinite, a vi biste trebali biti klasificirani kao zaposlenik, a ne neovisni ugovaratelj. Razlika je znatna.
Zaposlenik ili neovisni ugovaratelj?
Ako ste zaposlenik, vaš poslodavac će odbiti porez na dohodak, odbiti i platiti porez na socijalno osiguranje i Medicare te platiti porez na nezaposlenost na vaše plaće. Ako ste neovisni poduzetnik, neće. To znači da ćete biti odgovorni za udio poslodavca u porezima za socijalno osiguranje i Medicare i da nećete imati pravo na naknadu za nezaposlene ako ste otpušteni.
Beskrupolozan ili financijski težak poslodavac može pokušati klasificirati zaposlenika kao neovisnog ugovaratelja radi uštede novca. Ako budete klasificirani kao neovisni ugovaratelj, porezne uštede vašeg poslodavca izaći će iz džepa kao porez na samozapošljavanje. Također ćete biti odgovorni za izračunavanje i plaćanje procijenjenog poreza četiri puta godišnje i ispunjavanje Dodatka C kada podnesete godišnju poreznu prijavu.
Nije uvijek jasno je li radnik zaposlenik ili neovisni ugovaratelj, ali općenito, što je veća kontrola tvrtke nad onim što radnici rade i kako to rade, veća je vjerojatnost da su zaposlenici. Ako vam Spideyjev osjećaj počinje grcati kada vas netko tko vas je angažirao zove neovisnim izvođačem, to je dobar znak i trebali biste dalje istražiti situaciju. Započnite preispitivanjem rasprave IRS-a o razlici između to dvoje. Ako ste zaposlenik, ispunite obrazac W-4, a ne obrazac W-9.
Evo primjera kada bi poslodavac mogao zakonito promijeniti vaš status iz zaposlenika u nezavisnog ugovaratelja. Vi ste računalni programer i obavezno ćete doći u ured od 9:00 do 18:00, od ponedjeljka do petka. Tvrtka osigurava vaš stol i vaše računalo.
Od sljedećeg mjeseca morat ćete osigurati svoje računalo. Moći ćete raditi od kuće ili s bilo koje udaljene lokacije, a posao možete dovršiti u bilo koje radno vrijeme, sve dok se zadaci izvrše prema rasporedu i na vrijeme odgovorite na telefonske pozive i e-poruke vezane za posao.
W-9 često postavljana pitanja
Kako mogu znati podliježem li sigurnosnom kopiju?
Je li vam IRS poslao pismo u kojem vam kaže da podliježete obveznom zadržavanju pričuvnih datoteka? To bi se moglo dogoditi ako niste prijavili sve svoje kamate i dividende na prethodnoj prijavi poreza. Ako niste primili ovo pismo i ako podnositelju obrasca W-9 navedete svoj porezni identifikacijski broj, tada ne podliježete sigurnosnom zadržavanju. Ako podliježete sigurnosnom kopiji, prekrižite točku dva u drugom dijelu obrasca W-9 prije nego što ga predate.
Koji je najsigurniji način slanja obrasca W-9?
Druga je mogućnost da ga pošaljete putem usluge kao što su FedEx, UPS ili poštanske usluge, mada ne postoji jamstvo da vaš obrazac neće biti izgubljen, ukraden ili ukrašen tijekom prijenosa.
Također nema garancije da će primatelj sigurno pohraniti obrazac čak i ako ga sigurno pošaljete, pa biste ga mogli pitati unaprijed.
Je li moj posao izuzetan subjekt?
Ako ste samostalni poduzetnik, vjerojatno to nije. Ako se radi o korporaciji, moglo bi biti ako se kvalificira za status oslobođen od poreza na IRS-u.
Imam i matični broj poslodavca (EIN) i broj socijalnog osiguranja. Koji broj treba upisati na obrazac?
Mogu li odbiti ispuniti obrazac W-9?
Naravno. Ako odbijete kao odgovor na legitiman zahtjev, vaš klijent će odbiti porez s vaše plaće po stopi od 24%. Računovodstveni odjel također vam može nanijeti bol i reći vašem kontaktu da ne želi raditi s vama više. Poduzeća imaju velike obveze od IRS-a da nabave ispunjeni obrazac W-9 od svakoga kome uplate 600 dolara ili više tijekom godine. Nepoštivanje propisa može rezultirati novčanim kaznama.
Osim klijenta, koji me može pitati da ispunim obrazac W-9?
Banka, brokerska kuća, kreditna institucija koja je otkazala dugovanje koje dugujete ili izdavač nagrade koju ste osvojili svi bi mogli tražiti. Ako ste gost na "Ellen" tijekom njene promocije "12 dana poklona", a producenti talk show-a traže da ispunite W-9 prije nego što krenete, možete pretpostaviti da je zahtjev opravdan. Ako primite e-poruku u kojoj piše da ste osvojili nagradu na natjecanju koje se ne sjećate, niste možda željeli dati toj osobi W-9.
Pazite na prevare s krađu identiteta W-9. Ako primite zahtjev e-pošte za Obrazac W-9 i niste sigurni da je zakonit, obratite se pretpostavljenom pošiljatelju telefonom (i ne koristi bilo koji telefonski broj u sumnjivoj e-pošti) da biste pitali je li zahtjev valjan. Napadači su sofisticirani i mogu napraviti poruku kao da je stigla iz vaše banke ili čak vašeg klijenta. A ako primite e-poštu od IRS-a, to je definitivno pokušaj krađe identiteta i trebali biste je proslijediti na [email protected]. IRS ne pokreće kontakt s poreznim obveznicima putem e-pošte.
Donja linija
Obrasci W-9 namijenjeni su neovisnim izvođačima radova, koji se nazivaju i slobodnjacima. Važno je pravilno ispuniti obrazac, ali samo ako ste sigurni da je to pravi obrazac za slanje i zahtjev je zakonit.
