Bilješke su oblik dokaza da je jedna tvrtka stvorila zakonit unos terećenja u tijeku s drugim poslom. To se može dogoditi kada kupac vrati materijale dobavljaču i mora ovjeriti nadoknađeni iznos. U ovom slučaju, kupac izdaje zadužnicu koja odražava računovodstvenu transakciju.
Poduzeće može izdati zadužnicu kao odgovor na primljenu kreditnu bilješku. Pogreške (često kamate i naknade) u fakturi prodaje, kupnje ili zajma mogu od poduzeća zatražiti izdavanje zadužnice za ispravljanje pogreške.
Ključni odvodi
- Bilješka je pismena transakcija u kojoj se navodi da je jedan posao poduzeo financijske radnje kao rezultat posla s drugim poslom; bilješka odgovara zadužnici u računovodstvenom dnevniku. Poslovne transakcije koriste i debitne i kreditne bilješke; sve su bilješke date, uključuju serijski broj, opis transakcije, pojedinosti o povratu i potpise uključenih ljudi. Računalo je da će podračunska faktura koju je dobavljač kasnije trebao popraviti bio tipičan primjer zadužnice; trgovina koja vraća proizvode svom dobavljaču i traži povrat novca bio bi još jedan primjer.
Bilješke u transakcijama
Dužnice i zadužnice gotovo su uvijek uključene u transakcije između poduzeća (B2B). Odgovaraju knjigovodstvenim i zaduženim zapisima u računovodstvenim zapisnicima, koji dodatno služe kao dokaz prethodne poslovne transakcije. Također se mogu nazvati i terećenim zapisima.
Bilješke obično uključuju iste opće podatke: datum bilješke, serijski broj, kratak opis prethodne poslovne transakcije, podatke o vraćenim stavkama (uključujući porez na promet i referencu na račun) i potpise odgovarajuće tvrtke vlasti.
Najvjerojatnije ćete čuti za zadužnicu nakon fakture koja nije dovoljno naplaćena. Pretpostavimo da je dobavljač klijentu isporučio materijale u vrijednosti od 10 000 američkih dolara, ali poslao je samo račun u iznosu od 9 500 dolara. Shvativši svoju pogrešku, dobavljač može klijentu dostaviti zadužnicu za razliku od 500 USD da riješi problem i izvrši ispravne prilagodbe u svojim računovodstvenim evidencijama.
Dužnice, zadužnice za zaduženje, primanja zaduženja i fakture su slične prirode i svi su legitimni dokumenti koji prikazuju financijske transakcije između poduzeća; međutim, izraz "primanje zaduženja" rijetko se, ako ikad, koristi u B2B transakcijama.
Dužni primici
Postoji određena nejasnoća između pojmova "zaduženje" i "primitka zaduženja". Ponekad se račun o zaduženju koristi naizmjenično s napomenom o zaduženju - drugi put, primici zaduženja su namijenjeni samo za opisivanje pisanih zapisa koji dokazuju da kupac duguje novac nekom društvu. Riječ je o pojmu zaduženja koji se koristi za B2B transakcije.
računi
Bilješka ili račun zaduženja vrlo je sličan računu. Glavna razlika je u tome što fakture uvijek prikazuju prodaju, gdje zadužnice i primanja zaduženja odražavaju prilagođavanja ili povrat transakcija koje su se već dogodile.
Bilješke se mogu zamijeniti i tradicionalnim računima ako se pruži dobra ili usluga koja je izvan uobičajenog područja poslovanja. Na taj se način razlikuje transakcija za oba računovodstvena odjela, a također se sprječava da izdavatelj kreira novu vrstu računa.
B2B transakcije obično se temelje na produženju kredita, gdje dobavljač pošalje pošiljku kompaniji prije nego što uplati, a zatim fakturira tvrtku iznos koji duguje nakon isporuke; dugovi i krediti su knjigovodstvena metoda koja se koristi za praćenje ovih transakcija.
Povrat materijala
Razmislite o zadužnicama kao tvrdnjama protiv poslovnih pogrešaka. U slučaju vraćene robe od kupca do dobavljača ili dobavljača, napomena o zaduženju prikazuje promjenu u knjigama kupca (računovodstveni zapisi) i zahtjevima koji vraćaju kredit. Dobavljač / dobavljač često šalje kreditnu poruku kao dokaz ukidanja.
Na primjer, razmotrite slučaj gdje tvrtka XYZ vraća materijal svom dobavljaču, tvrtki ABC. Kako bi dokazao iznos koji treba da mu se nadoknadi, XYZ sastavlja zadužnicu. Prvotna kupnja koštala je 5000 dolara, tako da bi zaduženje trebalo odražavati troškove materijala, plus stope lokalnog poreza na promet. Porez i trošak robe uvijek bi trebali biti zasebne stavke u bilješci.
Nakon primitka, ABC bi trebao stvoriti malu kreditnu bilješku kao dokaz razumijevanja, a zatim nastaviti s povratom sredstava (ili ponuditi kredit) XYZ-u (sve dok je zadužnica sadržavala točne podatke).
Kamatna potraživanja
Pretpostavimo da jedno poduzeće duguje interes vjerovniku ili proviziju trećoj strani za pružene usluge. U takvom slučaju zadužnica se obično izdaje kako bi odgovorila na primljenu kreditnu bilješku, ali dužnik je uvijek mogao izdati jedan nenaplaćeni.
Potraživanja od kupaca za potraživanja od kupaca uobičajena su između matičnih tvrtki i podružnica. Primanja potraživanja od kamata mogu se koristiti za prilagodbu prethodnih uplata ili kao jednostavan oblik vođenja evidencije.
